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テレワークに必要なスキルとは?テレワークに必要なツールやアプリも紹介します!

 

近年高まっているインターネットの普及は、

ビジネスにもかなりの影響を与えています。

 

今は社員の名簿管理、書類作成、

取引先との会議までもがパソコン一つで行えるため、

オフィス以外の場所で仕事を行うテレワーカーが増え続けています。

 

 

そこで今回は増え続けるテレワークに必要なスキルと

便利なアプリをご紹介していきたいと思います。

 

 

ますます増え続けるテレワークとは?

 

テレワークとはTele=離れた場所、

work=仕事を意味する造語であり、

情報通信技術を利用して、

場所や時間に捉われずに働く働き方の事を指します。

 

 

テレワークは主に人事や労務などの主にパソコンを用いて作業を行う仕事、

デザインなどのクリエイティブ職、

プログラマーやシステムエンジニアなどの

技術職に就く方向けです。

 

 

テレワークに必要なコミュニケーションスキルとは?

 

 

テレワークを行う上で、聞く力、伝える力、先読み力の

3つが主に重要になってきます。

 

 

テレワークを取り入れる企業が増えていますが、

ただオフィス以外の場所で仕事をするというのではありません。

 

 

対面で仕事が出来ずメッセージ交換もタイムラグが

起きてしまう状況だからこそこの3つが重要なのです。

 

 

テレワークを行う上で必要なコミュニケーションスキル3つをご紹介

 

  1. 聞く力

聞く力は働く上では大変必要なスキルですが、

テレワークでも特に重要なものです。

 

 

なぜならばテレワークを行う上でのほとんどの

コミュニケーションは画面上で進められるからです。

 

 

対面でコミュニケーションを取っている

オフィス勤務に比べ、テレワークではメッセージや

オンライン会議など限られた条件でのコミュニケーションになります。

 

 

相手のジェスチャー、声や表情を確認しながらの

コミュニケーションが取れない場合には

相手から発信された情報を正しく受け取るスキルが必要とされます。

 

 

最近ではオンライン会議も積極的に取り入れられているため、

相手の顔や表情、声色を確認しなが会話を行うことが可能ですが、

テレワークでは機会や時間が特に限られたものになる為、

その1回1回が重要になってきます。

 

 

  1. 伝える力

次もオフィス勤務でも大切だとされるコミュニケーションスキル、

伝える力です。

 

 

テレワークでは特に、正しい敬語、言葉選び、

5W3Hの3点が重要になります。

 

 

1つ目の聞く力でもお伝えしましたがテレワークを行う際は、

メールや電話など相手の姿が見えない状態で

コミュニケーションを行うことが多くなってきます。

 

 

その為、正しい敬語を使用すること、

業務内容に適した相手が分かりやすい言葉選びを意識することが重要です。

この2点が正しい情報伝達と信頼関係に繋がります。

 

 

例えば業務内容を伝える際には、熟知している人に報告するのか、

2年目である程度流れを理解している部下に報告するのかで

使用する言葉や表現が変わってくるでしょう。

 

 

そして3点目ですが、伝える際には是非5W3Hを意識していきましょう。

 

5W3Hとは、

 

「when(いつ:時間)」

「where(どこで:場所)」

「who(誰が:対象人物)」

「what(何を:課題)」

「why(なぜ:理由・動機)」

「how(どのように:手段)」

「how many(どのくらい:規模)」

「how much(いくら:価格)」です。

 

 

こちらもオフィス勤務ではよく用いられますが、

特にテレワークを行う際はオンライン上で

コミュニケーションをとる機会が多いので、

この5W3Hに沿って相手に報告や連絡を行いましょう。

 

 

漏れがなく相手に伝えることが出来るため、

受け取った側も理解しやすいものになります。

 

 

  1. 先読み力

この力はつまり先を読んで考えられる必要なことを準備しておく力です。

 

 

上司に報告をする際、オンライン会議の際、

交渉など様々な場面で必要となります。

 

 

テレワークでは頻繁に他者とコミュニケーションをとることが出来ないため、

1回のオンライン会議や1回の書類確認の時間が貴重なものになってきます。

 

 

そのため、その日の議題に合わせた考えられる質問と

それに対する答えやリサーチ結果などを考えておりたり、

期限のある提出物であれば求められているもの以上のものを

提示できると相手との信頼関係の構築にも繋がります。

 

 

難しく考えずとも、相手が満足できる、

相手に感謝してもらうにはということを考えて行動することが

先読み力を鍛える第一歩になります。

相手が求める1歩先を読んで行動することが大切です。

 

 

テレワークに必要なツールやアプリ5選

 

 

  1. Zoom

テレワークを行う際のオンライン会議には欠かせないアプリです。

 

 

このアプリは無料利用で100人もの人数が

同時に会議に出席することが出来るため、

ビジネスにおいては無料ビデオ通話アプリSkypeよりも

Zoomが使われる傾向にあります。

 

 

特に回線の安定感、スケジュール管理、録画機能ができる

という3点がメリットとされます。

 

 

1つ目は回線の安定感です。

Zoomはデータ通信量少ないので回線の安定感があります。

そのためビジネス会議中に相手の話が聞こえづらくなったり、

回線が途切れてしまうという心配が少ないです。

 

2つ目はスケジュール管理です。

仕事を行う上ではスケジュール管理が必要となってきますが、

Googleカレンダーと連携しておくと、

スケジュール管理やリマインドも可能なので、便利です。

 

3つ目は録音、録画機能です。

テレワークを行うためにはZoom、

メールなどのアプリが主に用いられますが、

このようなツールには録音、録画機能も備わっているので

会議後も聞き取りづらかった点や忘れてしまったことは

再確認することができます。

 

 

  1. Slack

こちらは無料コミュニケーションアプリ

「LINE」と同じようなチャットアプリです。

 

マルチデバイスでログインができる、

そんなファイルでも共有ができるという2点が

特にビジネスにおいて好まれている点です。

 

パソコン、携帯、タブレットなど様々なデバイスで

ログインができるので自宅での作業中でも休日の外出中でも

いつでもどこでも気軽にメッセージを確認することが出来ます。

 

チャットアプリなのでメッセージや電話は勿論の事、

ビジネスには欠かせないファイル管理に優れているアプリです。

 

  1. Smart HR

こちらは人事や労務の事務作業をオンライン上で行えるツールです。

社員各々が個人の携帯やパソコンを利用してマイページを作成します。

 

そちらのマイページを利用すれば、

苗字変更、住所変更などの行政手続き、給与明細の発行、

社員の契約更新手続きなどを書類なしで簡単に行うことができます。

 

自分のタイミングで登録内容を確認、

更新できるので管理する側だけでなく、される側にとっても

嬉しいツールです。

 

  1. Googleドライブ

 

こちらはファイルの保存や共有に特化した

クラウドサービスアプリです。

 

Googleアカウントを持っている人であれば

15GBまで無料で利用可能なので

作成した資料や写真、ファイルなどを、

メールを使うことなく共有することが出来ます。

 

クラウド上に保存されているデータということになるので

オフィスのパソコンでも自宅のパソコンでも

同じファイルにアクセス可能です。

 

  1. Uber Eats

 

こちらはデリバリー専門アプリです。

ご自宅でテレワークをしていると、

少しの買い物のために家を出るのが面倒に感じますよね。

 

そんな時にはUber Eatsが大活躍します。

 

ユーザーの増加により対象店舗も増えてきているため、

マクドナルドやスターバックスなどのチェーン店の

商品からレストランなどの本格料理まで幅広い商品を

指定場所まで配達してもらえます。

 

 

まとめ

 

近年増加傾向にあるテレワークに必要な

スキルとテレワークに便利なアプリをご紹介しました。

 

今回ご紹介した3つのコミュニケーションスキルを鍛え、

5つのアプリを積極的に取り入れて生かして生産性の高い業務を行っていきましょう。

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